MS Project 2021

Ofrece solidas herramientas de administración de proyectos con bastante funcionalidad, potencialidad y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia mediante diagrama de GANT y PERT CPM dirigido a ingenieros, administrar sus proyectos con eficacia.

Duración: 2 NIveles

Aprenderas:



MS Project 2021 ( Nivel I )
  Gestión de Proyectos 

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Precio por curso:
S/200 virtual o s/250 presencial (precios sin IGV)
Ms Project 2021 Básico
(CLASES presenciales y/o VIRTUALES EN VIVO))

En partes: S/. 250 virtual o s/300 presencial (precios sin IGV)
Al contado: S/. 200 virtual o s/250 presencial (precios sin IGV)
Fecha de inicio Dias Hora
19/03/2024 Ma – Ju 8:00 am – 11:00 am
20/03/2024 Mi – Vi 7:00 pm – 10:00 pm (solo virtual)
16/03/2024 Sábado 2:00 pm – 6:00 pm
16/03/2024 Sábado 6:00 pm – 10:00 pm (solo virtual)
17/03/2024 Domingo  2:00 pm – 6:00 pm

 

GESTION DE PROYECTOS CON PROJECT PROFESIONAL BASICO & INTERMEDIO

 

PREFACIO

Project Profesional 2021, es una excelente herramienta de Planificación, Programación, Control y Cierre de un Proyecto.

A lo largo de la Vida de un Proyecto, se presentan una serie de fases, los cuales requieren ser mostradas en un documento que lo llamamos Cronograma o Plan de Trabajo.

 

Hoy en día, sea cual sea la profesión que tengamos o el cargo que ocupemos en una Empresa (Estado o Privada) estamos desarrollando o implementando nuevos o mejoras de procesos, construcción o ampliación de plantas industriales, creación de fórmulas científicas, nuevos servicios para atención a clientes, entrega de documentos técnicos entre organizaciones, programación de fabricación de una industria o cierre de una mina.

Todo lo anterior debe ser implementado en un Cronograma de Trabajo para ser posteriormente evaluado cuando empiece el desarrollo del mismo desde un inicio hasta el final.

 

Project Microsoft está diseñado para ayudar en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, seguimiento del progreso del proyecto, gestión de presupuestos y análisis de cargas de trabajo.

 

Principales ventajas de Microsoft Project se encuentran las siguientes: Permite crear la ruta crítica de un proyecto, facilitando la nivelación de recursos y aportando gran visibilidad sobre las actividades de la cadena crítica. Hace posible compartir entre proyectos la información relativa a los recursos.

También permite la gestión de los recursos para llevar a cabo un trabajo concreto en un periodo de tiempo estipulado.

 

Permite adaptar y controlar calendarios, llevar un perfecto control y seguimiento del proyecto, permitiendo gestionar y controlar el presupuesto, los plazos, además nos da la posibilidad de crear informes en tiempo real o a una fecha que le indiquemos de cuál es el estado del proyecto.

 

 

¿QUE ES GESTION DE PROYECTOS?

 

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

La gestión de proyectos requiere completar los proyectos a tiempo (hitos), en sus costos planificados y en alcance (los entregables).

 

Hoy en día también se evalúa:

  • Calidad
  • Seguridad
  • Riesgos

 

  1. Introducción a Project Profesional 2021

Empezaremos por ingresar a Project Profesional 2021, para ello hacemos clic al icono de Project 2021 que por lo general se muestra en el escritorio, tal como como lo muestra la Gráfica siguiente:

 

Para nuestro caso en particular seleccionar Proyecto en blanco. El efecto de esta selección es que muestra un proyecto en blanco desde el cual podemos dar inicio a un Proyecto, esta vista es denominada Gantt con Escala de Tiempo.

 

En la parte superior de la vista principal denominada Gantt con Escala de Tiempo, Project 2021, muestra los comandos principales: Menú, Tarea, Recurso, Crear Informe, Proyecto, Vista y Formatos.

 

  1. Opciones de Programación

Antes de Iniciar el desarrollo de un Proyecto, como es el ingresar la EDT, las actividades, duraciones y recursos, debemos definir las Opciones de Programación, las cuales servirán de base para adecuar las características de nuestro Proyecto en cuanto sus fechas, horas de esfuerzo, recursos usados y su asignación como tal, este paso es fundamental porque cada vez que se agregue una actividad, esta contiene estas características y así no tengas que estar definiéndolas en todo momento, estas características podrán ser cambiadas en alguna actividad o actividades durante la implementación de las actividades en el Proyecto, las características más importantes son:

  • Formato de Fecha
  • El tipo de moneda a usar en el proyecto
  • Asignación de los recursos
  • Tipo de duración
  • Opciones
  • Complementos
  • Centro de Confianza

 

Para visualizar los puntos anteriores seguir los pasos siguientes:

  1. Seleccionar el proyecto
  2. Ingresar en Menú Principal

 

  1. 3. Nombre del Proyecto

Inicialmente Project 2021, entrega un nombre por defecto a nuestro proyecto como Proyecto 1 en la zona superior de la pantalla principal.

 

  1. Calendario

Para crear el calendario en Project 2021, debemos tener previamente un Horario de Trabajo el cual para nuestro proyecto en particular es el siguiente:

  • Lunes a sábado de 07:00 a.m. hasta las 12:00 p.m. y de 01:00 p.m. a 04:00 p.m.
  • Domingo no se tienen actividades

Posteriormente seguir el siguiente procedimiento:

  1. Seleccionar comando principal Proyecto y luego clic en Cambiar Tiempo de Trabajo.
  • Existe un calendario denominado Estándar (Calendario del Proyecto)

 

  1. Asignar calendario al Proyecto

Una vez que se creó el Calendario para el Proyecto, este debe ser asignado al proyecto respectivo, ósea no es suficiente crear el Calendario sino agregarlo al Proyecto.

En este paso, asignaremos procederemos a asignar el calendario Poliducto al Proyecto, para lo cual realizar lo siguiente:

  1. Seleccionar Proyecto Poliducto
  2. Seleccionar el menú Información del Proyecto.

 

  1. EDT – Estructura Desglose del Trabajo

Desarrollar una EDT es subdividir la totalidad de un proyecto en componentes menores, en partes, único, identificable y manejable. El beneficio es visualizar en forma ordenada y estructurada de lo que se va entregar o sea los componentes.

La EDT es el corazón y la piedra angular de todo proyecto. Refleja el concepto del proyecto como un todo. La falta de una EDT clara y comprensible es una discapacidad seria de cualquier proyecto. El diseño correcto es crucial para el éxito de proyecto. No solamente debe identificar y detallar todas actividades de proyectos suficientemente, también debe suministrar un mecanismo completo y exacto del Presupuesto (horas hombre, cantidades de obra) y que pueda ser cargado a las cuentas de costos con propósitos de medición.

Propósitos de la EDT:

–   Definir el esfuerzo de proyecto total (lo que el proyecto es)

–   Definir alcance de proyecto y límite (lo que el proyecto no es)

–   Decir los objetivos de proyecto (como cantidades a ejecutar)

–    Reducir la tendencia a confundir las actividades

–    Mayor detalle para mejorar la definición del trabajo a ejecutar.

 

  1. Ingresar Actividades

Las actividades en Project pueden ser de tres (3) tipos: resumen, tareas e hitos.

 

Las tareas definidas como resumen, son las que se identifican como EDT, este tipo de actividades resumen son las que contienen la información de las tareas que están por debajo de ella, como son las horas, los costos, porcentajes completados, porcentajes trabajo completados, duraciones, fechas de comienzo y fechas de fin.

 

Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto, la entrega de alguna información para el proyecto, la llegada de equipos altamente importantes.  Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto, no contienen recursos, pero si se pueden relacionar con otros hitos u actividades.

 

En Project 2021 se representa un hito como un rombo en color negro.

Las tareas o actividades son parte de una partida, tienen una duración mayor a cero, contienen recursos, horas, códigos especiales, se pueden relacionar con otras actividades.

 

  1. Vincular Actividades

Project 2021 ofrece cuatro formas de vincular las tareas como son:

  1. Dependencia Fin a Comienzo, para la relación de estas dos actividades significa que la tarea B empieza cuando la tarea A, ha finalizado. Al lado derecho de la vinculación existe un campo que significa posposición, la cual puede ser un número positivo, cero o negativo. Si es positivo, significa que el inicio de la tarea B se posterga (atraso) dos (2) unidades de tiempo respecto a la finalización de su predecesor tarea A.

 

  1. Dependencia Comienzo a Comienzo, para la relación de estas dos actividades significa que la tarea D empieza cuando la tarea C a comenzado. Un ejemplo es el corte de tuberías y estar biselando.

 

  1. Dependencia Fin a Fin, para la relación de estas dos actividades significa que la tarea F finaliza cuando la tarea E a finalizado. Al lado derecho de la vinculación existe un campo que significa posposición, la cual puede ser un número positivo, cero o negativo.

 

  1. Dependencia Comienzo a Fin, para la relación de estas dos actividades significa que la tarea H finalizara cuando inicia la tarea G. Al lado derecho de la vinculación existe un campo que significa posposición, la cual puede ser un número positivo, cero o negativo.

 

  1. Ruta Critica

La ruta crítica de un proyecto es el camino más largo de un proyecto en cuanto su duración.

La ruta crítica está formada por actividades críticas, las cuales se definen como las actividades con holgura o margen de demora total (así lo define Project) igual a cero (0) y cuando estas actividades están conectadas o vinculadas es que forman la ruta o camino crítico.

Un término que se emplea es el denominado CPM – Critical Path Method – Método del Camino Critico.

Project 2021, posee un algoritmo para el cálculo de las holguras para cada actividad, los cuales generan fechas de comienzo y fin como también fechas de límite de comienzo y límite de finalización.

 

  1. Crear Recursos

Project 2021, permite trabajar con tres (3) tipos de recursos:

  1. Recursos de Trabajos, incluidos todo tipo de mano de obra directa, indirecta, personal staff (administrativo oficina) y cualquier tipo de equipos.
  2. Recursos de Materiales, incluidos todos los consumibles usados en el desarrollo del proyecto.
  3. Recursos de Costos, este tipo de recurso deberá asignarse en forma particular a cada actividad, no depende de la duración de la actividad, por ejemplo, los costos de viajes de una ciudad a otra.
  4. Asignar Recursos a las Actividades

Una vez definidos los recursos en la Hoja de Recursos, procedemos a ingresar los recursos y las unidades para cada una de las actividades del Proyecto.

Procedimiento para asignar los Recursos a las actividades:

  1. Seleccionar Proyecto Poliducto
  2. Seleccionar la tarea.
  3. Clic Botón derecho y Project 2021 muestra la siguiente gráfica, donde seleccionamos Asignar Recursos.

 

  1. Información del Proyecto – Duración – Costos – Trabajo

Una vez que se han registrado las duraciones, vinculaciones y asignado los recursos a las actividades, estamos en la capacidad de informar a la Gerencia del Proyecto acerca de la duración total, costos totales y horas totales del Proyecto.

 

  1. Imprimir un Proyecto

Procedimiento para imprimir un Proyecto debemos:

  1. Seleccionar un Proyecto
  2. Seleccionar Archivo y luego Imprimir
  3. Project muestra las opciones de mejorar o adecuar la impresión.

 

  1. Curva Planificada

La Curva Planificada, es un entregable importante en todo Proyecto porque nos permitirá visualizar los porcentajes (%) de avances planificados que debemos lograr en cada periodo de tiempo, la cual servirá para comparar los avances reales obtenidos durante la ejecución del proyecto.

Para realizar la curva planificada debemos tomar las horas de los recursos en sus actividades.

Procedimiento:

  1. Seleccionar el Proyecto Poliducto
  2. Seleccionar la vista Uso de Recursos
  3. Project te presenta la siguiente vista, donde los recursos son mostrados en sus actividades y las horas distribuidas en el tiempo:
  4. Realizamos un resumen por cada recurso de mano de obra directa:

 

  1. Línea Base del Proyecto

La Línea Base de un Proyecto, es una copia del Proyecto original, y antes de realizar la Línea Base se han revisado y aprobado entre los interesados del Proyecto los siguientes puntos y no limitados a ello:

  1. Calendario
  2. Tiempo del Proyecto
  3. Costo del Proyecto
  4. Horas Hombre
  5. Cuadrillas de Trabajo
  6. Horas Maquina
  7. EDT
  8. Hitos
  9. Ruta Critica – CPM
  10. Curva de Costos
  11. Curva Porcentaje Programada del Proyecto
  12. Histograma de Recursos
  13. Aprobaciones Impactos Ambiental, si aplica el proyecto

 

  1. Seguimiento de un Proyecto

El seguimiento de un Proyecto se da cuando se recibe la orden de Implementar el Proyecto. En esta fase es que se entrega la información del desarrollo de cada actividad, en cuanto a las fechas de comienzo y fin real, los días reales y restantes de su desarrollo.

EL SEGUIMIENTO ES EL ÉXITO DE UN PROYECTO.

 

Para una actividad que tiene un comienzo real pero aún no ha finalizado, debemos ingresar la siguiente información, como es duración real y duración restante.

Con esta información, Project calcula automáticamente:

  • % Completado de la actividad
  • Costo real de la actividad
  • Costo restante de la actividad
  • Variación del costo actual menos costo previsto
  • Horas reales de la actividad
  • Horas restantes de la actividad
  • % Trabajo Completado
  • Variación de las horas actuales menos horas previstas.

 

  1. Tablas de Control de Proyecto

Project 2021, nos proporciona una serie de tablas para ver cómo está el estado del proyecto, como también podemos crear tablas personalizadas para informar algo en particular del proyecto.

 

  1. Valor Ganado

En las tablas de seguimiento y de trabajo, podemos observar unos porcentajes que calcula Project, producto de la información de duraciones reales y restantes, como son:

  • % Completado. Es una fórmula que Project tiene, el cual es la división de la duración real entre la duración total de la actividad multiplicada por 100 a la fecha de estado.
  • % Físico Completado. Este valor se calcula bajo el método del valor ganado.
  • % Trabajo Completado. Es una fórmula que Project tiene, el cual es la división del trabajo real entre el trabajo total de la actividad multiplicada por 100 a la fecha de estado.

 

  1. Informe de Costos

Project nos entrega información relativa a los costos de línea base o previstos y costos totales a la fecha como también costos reales y costos restantes.

 


MS Project 2021 ( Nivel II )
  Seguimiento y control 

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S/. 250 (sin IGV) ONLINE
 MS Project 2021 Nivel II
(CLASES PRESENCIALES Y/O VIRTUALES en vivo)

En partes: S/. 300 online o s/350 presencial (precios sin IGV)
Al contado: S/. 250 online o s/300 presencial (precios sin IGV)
Fecha de inicio Dias Hora
16/03/2024 Sábado 6:00 pm- 10:00 pm
17/03/2024 Domingo 2:00 am – 6:00 pm
27/03/2024 Mi – Vi 7:00 pm- 10:00 pm

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS CON PROJECT PROFESIONAL AVANZADO

 

  1. Seguimiento y Control – PMI

Esta fase se comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisar, coordinar e informar el estado del Proyecto, como avances e índices de evaluación, identificar áreas donde debemos implementar cambios en el plan; e iniciarlos.  El seguimiento es el éxito de todo Proyecto, es clave en el rendimiento del Proyecto, porque se mide y analiza a intervalos regulares y constantes, las actividades e hitos importantes, para identificar desviaciones respecto al plan original.

 

  1. Análisis Curva S – Practice No. 55R-09

AACE – Association for Advancement of Cost Engineering – Asociación para el Avance de la Ingeniería de Costos – ha entregado un documento relacionado a la Curva S.

Esta práctica recomienda el uso de la curva S para servir de guía, el análisis de curvas S proporciona directrices para las partes interesadas de un proyecto para evaluar el estado actual y las tendencias de un proyecto de una manera sencilla y en un gráfico.

 

  1. Origen Curva Planificada

La Curva Planificada es una técnica de análisis y control de proyectos, fue desarrollado por I.G. Elliot y I.R. Tiggeman, ambos ingenieros de programación de la empresa de electricidad de Australia del Sur en 1978 y difundido a nivel mundial a partir de 1980.

Por lo general el desarrollo de los trabajos es de la siguiente forma:

  • Inicio del día con charlas de seguridad
  • Residente expone algún tema importante de la obra
  • Personal se retira a llenar los permisos de trabajo (frio o caliente), IPER

 

  1. Construcción de la Curva “S” en base Horas Hombre.

Las actividades de un Cronograma de Trabajo con las HH asignadas en cada actividad:

Posteriormente se sumaría en forma vertical las HH de cada periodo de tiempo.

 

  1. Tipo de Curvas en Project.

Project, permite usar hasta ocho (ocho) diferentes tipos de tendencias para generar las curvas de en costos u horas.

 

Estas tendencias son denominadas por Project, Perfil de Trabajo.

Curvas mostradas POR CADA TIPO DE PERFIL:

  • Uniforme, las horas son 32 horas en cada día, no varían.
  • Campana

 

 

  1. Generación de Curva Plan

La Curva Planificada es un entregable muy importante en todo Proyecto y también sirve para comparar el avance total planificado contra lo realizado a una fecha determinada o de estado.

 

  1. Línea Base de un Proyecto

La línea base de un proyecto es una copia del plan desarrollado (foto del proyecto) el cual previamente se han aprobado los siguientes puntos:

  1. Tiempo del proyecto
  2. Costo del proyecto
  3. Horas hombre del proyecto
  4. Horas maquinas del proyecto
  5. EDT
  6. Hitos
  7. Calendarios del proyecto
  8. Secuencia lógica
  9. Ruta Critica – CPM
  10. Curva de costos
  11. Entregables

 

Procedimiento para crear una línea base:

  1. Seleccionar un proyecto, en nuestro caso el Proyecto Poliducto
  2. Ingresar en el menú principal proyecto, luego Establecer Línea base y posteriormente Establecer línea base.

 

  1. Métricas de Control.

Definición.

Existe un vínculo natural entre la planificación, entrega y medición del trabajo. Ese vínculo son las métricas. El establecimiento de métricas incluye establecer los umbrales que indican si el desempeño del trabajo es el esperado, si se aleja positiva o negativamente del desempeño esperado, o si es inaceptable. Decidir qué medir y con qué frecuencia se informa de manera óptima con la frase «sólo medir lo que importa».

 

Las métricas asociadas con el producto son específicas para los entregables que se están desarrollando. Las métricas asociadas con el cronograma y el desempeño del presupuesto a menudo están impulsadas por los estándares organizacionales y están relacionadas con una línea base o una versión aprobada del cronograma o presupuesto contra la que se comparan los resultados reales.

 

Como parte de la planificación, se establecen las métricas, líneas base y umbrales para el desempeño, así como cualquier proceso y procedimiento de prueba y evaluación que se utilizará para medir el desempeño según las especificaciones del entregable del proyecto. Las métricas, líneas base y pruebas se utilizan como base para evaluar la variación del desempeño real como parte del Dominio de Desempeño de la Medición.

Tomado de la 7ma. Edición PMBOK – PMI

 

  1. Tipos de Avances en Project.

Project, permite reportar tres (3) tipos de Avances, los cuales son:

  • % Completado – mide días usados realmente entre días totales

 

  • % Físico Completado – mide lo realizado de la actividad

 

  • % Trabajo Completado – mide las horas reales entre las horas totales

 

  1. Valor Ganado de un Proyecto.

La retroalimentación es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. La retroalimentación oportuna y específica puede Permitir a los gerentes de proyecto identificar problemas temprano y hacer ajustes que puedan mantener un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. La gestión del valor ganado (EVM) ha demostrado ser una de las más eficaces herramientas de medición y retroalimentación del desempeño para la gestión de proyectos. Permite a los gerentes cerrar el círculo en el ciclo de gestión planificar-hacer-verificar-actuar.

 

  1. Actualizar las actividades

Para iniciar las actualizaciones de las actividades, debemos indicar primero a que fecha de estado estamos actualizando, para ello debemos proceder de la siguiente forma:

  1. Seleccionar el Proyecto a Actualizar
  2. Seleccionar Project
  3. Fecha de estado
  4. En el calendario seleccionar la fecha de estado

 

  1. Cálculo de los Costos y Horas Trabajadas Reales

Para informar del Costo Real y Horas Reales, debemos activar la vista Uso de Tareas y donde registramos la cantidad realmente usada por cada recurso en cada actividad:

 

  1. Índices de Gestión de un Proyecto – PMI

Después de cada actualización, Project muestra los Índices de Gestión de Proyectos, que nos informa acerca del estado de los costos y de la programación.

 

  1. Reprogramación

Durante la ejecución de un proyecto se pueden presentar las siguientes situaciones:

  • Cambio del alcance del proyecto, nuevos trabajos o retiro de trabajos.
  • No se alcanza las metas programadas
  • La fecha de terminación varia respecto a la fecha contractual
  • Ejemplo, a una fecha determinada se informa:
  • Planificado: 27 %
  • Real: 20 %
  • Diferencia: 7 %

 

 

  1. Nivelación de Recursos

En los casos cuando presentamos recursos sobre asignados, podemos usar el comando nivelación de recursos, para resolver la sobreasignación de recursos.

 

  1. Creación de Campos

Un campo contiene un tipo de información y forma parte de una tabla, de una vista de formulario o del área de fase temporal de una vista de uso.

 

  1. Creación de Tablas

Las tablas son los diferentes conjuntos de columnas creados en Project y que podemos visualizar en las Vistas correspondientes. Muestran información relativa a tareas y se pueden visualizar en vistas de tareas. Muestran información relativa a recursos y se pueden visualizar en vistas de recursos.

 

  1. Creación de Vistas

Las vistas muestran, en un formato determinado, un subconjunto de la información que escriba en Microsoft Project. Ese subconjunto de información se almacena en Project y se muestra en cualquier vista que la llame.

 

  1. Ordenación de Datos

Las actividades de un plan de trabajo o cronograma podrán ser ordenadas de acuerdo a requerimientos del proyecto, tal como por fechas, por nombre de las actividades, prioridades, costos, duración, horas.

 

  1. Filtros

Los filtros le ayudan a reunir aspectos específicos de un proyecto. Por ejemplo, si requerimos mostrar solo las actividades críticas de un proyecto o los hitos o si deseamos ver que actividades tienen determinado recursos.

Project muestra dos tipos de filtros:

  • Filtros de tareas, permite ver aspectos específicos de las tareas.
  • Filtros de recursos, permite ver aspectos específicos de los recursos.

 

  1. Agrupación

La agrupación de tareas es una estrategia de productividad que implica reunir tareas similares para finalizarlas todas a la vez. Esta técnica puede ayudarte a evitar intentar realizar varias tareas al mismo tiempo e incrementar el tiempo que dedicas a concentrarte en las tareas.

 

  1. Esquemas

Project, permite resumir los proyectos por los niveles de EDT que se han definido previamente.

 

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