Ofrece solidas herramientas de administración de proyectos con bastante funcionalidad, potencialidad y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia mediante diagrama de GANT y PERT CPM dirigido a ingenieros, administrar sus proyectos con eficacia.
MS Project 2021 ( Nivel I )
Gestión de Proyectos
| Fecha de inicio | Dias | Hora |
|---|---|---|
| 21/03/2023 | Ma – Ju | 8:00 am – 11:00 am |
| 21/03/2023 | Ma – Ju | 7:00 pm – 10:00 pm |
| 25/03/2023 | Sábado | 2:00 pm – 6:00 pm |
| 25/03/2023 | Sábado | 6:00 pm – 10:00 pm |
| 26/03/2023 | Domingo | 2:00 pm – 6:00 pm |
GESTION DE PROYECTOS CON PROJECT PROFESIONAL BASICO & INTERMEDIO
PREFACIO
Project Profesional 2021, es una excelente herramienta de Planificación, Programación, Control y Cierre de un Proyecto.
A lo largo de la Vida de un Proyecto, se presentan una serie de fases, los cuales requieren ser mostradas en un documento que lo llamamos Cronograma o Plan de Trabajo.
Hoy en día, sea cual sea la profesión que tengamos o el cargo que ocupemos en una Empresa (Estado o Privada) estamos desarrollando o implementando nuevos o mejoras de procesos, construcción o ampliación de plantas industriales, creación de fórmulas científicas, nuevos servicios para atención a clientes, entrega de documentos técnicos entre organizaciones, programación de fabricación de una industria o cierre de una mina.
Todo lo anterior debe ser implementado en un Cronograma de Trabajo para ser posteriormente evaluado cuando empiece el desarrollo del mismo desde un inicio hasta el final.
Project Microsoft está diseñado para ayudar en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, seguimiento del progreso del proyecto, gestión de presupuestos y análisis de cargas de trabajo.
Principales ventajas de Microsoft Project se encuentran las siguientes: Permite crear la ruta crítica de un proyecto, facilitando la nivelación de recursos y aportando gran visibilidad sobre las actividades de la cadena crítica. Hace posible compartir entre proyectos la información relativa a los recursos.
También permite la gestión de los recursos para llevar a cabo un trabajo concreto en un periodo de tiempo estipulado.
Permite adaptar y controlar calendarios, llevar un perfecto control y seguimiento del proyecto, permitiendo gestionar y controlar el presupuesto, los plazos, además nos da la posibilidad de crear informes en tiempo real o a una fecha que le indiquemos de cuál es el estado del proyecto.
¿QUE ES GESTION DE PROYECTOS?
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
La gestión de proyectos requiere completar los proyectos a tiempo (hitos), en sus costos planificados y en alcance (los entregables).
Hoy en día también se evalúa:
Empezaremos por ingresar a Project Profesional 2021, para ello hacemos clic al icono de Project 2021 que por lo general se muestra en el escritorio, tal como como lo muestra la Gráfica siguiente:
Para nuestro caso en particular seleccionar Proyecto en blanco. El efecto de esta selección es que muestra un proyecto en blanco desde el cual podemos dar inicio a un Proyecto, esta vista es denominada Gantt con Escala de Tiempo.
En la parte superior de la vista principal denominada Gantt con Escala de Tiempo, Project 2021, muestra los comandos principales: Menú, Tarea, Recurso, Crear Informe, Proyecto, Vista y Formatos.
Antes de Iniciar el desarrollo de un Proyecto, como es el ingresar la EDT, las actividades, duraciones y recursos, debemos definir las Opciones de Programación, las cuales servirán de base para adecuar las características de nuestro Proyecto en cuanto sus fechas, horas de esfuerzo, recursos usados y su asignación como tal, este paso es fundamental porque cada vez que se agregue una actividad, esta contiene estas características y así no tengas que estar definiéndolas en todo momento, estas características podrán ser cambiadas en alguna actividad o actividades durante la implementación de las actividades en el Proyecto, las características más importantes son:
Para visualizar los puntos anteriores seguir los pasos siguientes:
Inicialmente Project 2021, entrega un nombre por defecto a nuestro proyecto como Proyecto 1 en la zona superior de la pantalla principal.
Para crear el calendario en Project 2021, debemos tener previamente un Horario de Trabajo el cual para nuestro proyecto en particular es el siguiente:
Posteriormente seguir el siguiente procedimiento:
Una vez que se creó el Calendario para el Proyecto, este debe ser asignado al proyecto respectivo, ósea no es suficiente crear el Calendario sino agregarlo al Proyecto.
En este paso, asignaremos procederemos a asignar el calendario Poliducto al Proyecto, para lo cual realizar lo siguiente:
Desarrollar una EDT es subdividir la totalidad de un proyecto en componentes menores, en partes, único, identificable y manejable. El beneficio es visualizar en forma ordenada y estructurada de lo que se va entregar o sea los componentes.
La EDT es el corazón y la piedra angular de todo proyecto. Refleja el concepto del proyecto como un todo. La falta de una EDT clara y comprensible es una discapacidad seria de cualquier proyecto. El diseño correcto es crucial para el éxito de proyecto. No solamente debe identificar y detallar todas actividades de proyectos suficientemente, también debe suministrar un mecanismo completo y exacto del Presupuesto (horas hombre, cantidades de obra) y que pueda ser cargado a las cuentas de costos con propósitos de medición.
Propósitos de la EDT:
– Definir el esfuerzo de proyecto total (lo que el proyecto es)
– Definir alcance de proyecto y límite (lo que el proyecto no es)
– Decir los objetivos de proyecto (como cantidades a ejecutar)
– Reducir la tendencia a confundir las actividades
– Mayor detalle para mejorar la definición del trabajo a ejecutar.
Las actividades en Project pueden ser de tres (3) tipos: resumen, tareas e hitos.
Las tareas definidas como resumen, son las que se identifican como EDT, este tipo de actividades resumen son las que contienen la información de las tareas que están por debajo de ella, como son las horas, los costos, porcentajes completados, porcentajes trabajo completados, duraciones, fechas de comienzo y fechas de fin.
Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto, la entrega de alguna información para el proyecto, la llegada de equipos altamente importantes. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto, no contienen recursos, pero si se pueden relacionar con otros hitos u actividades.
En Project 2021 se representa un hito como un rombo en color negro.
Las tareas o actividades son parte de una partida, tienen una duración mayor a cero, contienen recursos, horas, códigos especiales, se pueden relacionar con otras actividades.
Project 2021 ofrece cuatro formas de vincular las tareas como son:
La ruta crítica de un proyecto es el camino más largo de un proyecto en cuanto su duración.
La ruta crítica está formada por actividades críticas, las cuales se definen como las actividades con holgura o margen de demora total (así lo define Project) igual a cero (0) y cuando estas actividades están conectadas o vinculadas es que forman la ruta o camino crítico.
Un término que se emplea es el denominado CPM – Critical Path Method – Método del Camino Critico.
Project 2021, posee un algoritmo para el cálculo de las holguras para cada actividad, los cuales generan fechas de comienzo y fin como también fechas de límite de comienzo y límite de finalización.
Project 2021, permite trabajar con tres (3) tipos de recursos:
Una vez definidos los recursos en la Hoja de Recursos, procedemos a ingresar los recursos y las unidades para cada una de las actividades del Proyecto.
Procedimiento para asignar los Recursos a las actividades:
Una vez que se han registrado las duraciones, vinculaciones y asignado los recursos a las actividades, estamos en la capacidad de informar a la Gerencia del Proyecto acerca de la duración total, costos totales y horas totales del Proyecto.
Procedimiento para imprimir un Proyecto debemos:
La Curva Planificada, es un entregable importante en todo Proyecto porque nos permitirá visualizar los porcentajes (%) de avances planificados que debemos lograr en cada periodo de tiempo, la cual servirá para comparar los avances reales obtenidos durante la ejecución del proyecto.
Para realizar la curva planificada debemos tomar las horas de los recursos en sus actividades.
Procedimiento:
La Línea Base de un Proyecto, es una copia del Proyecto original, y antes de realizar la Línea Base se han revisado y aprobado entre los interesados del Proyecto los siguientes puntos y no limitados a ello:
El seguimiento de un Proyecto se da cuando se recibe la orden de Implementar el Proyecto. En esta fase es que se entrega la información del desarrollo de cada actividad, en cuanto a las fechas de comienzo y fin real, los días reales y restantes de su desarrollo.
EL SEGUIMIENTO ES EL ÉXITO DE UN PROYECTO.
Para una actividad que tiene un comienzo real pero aún no ha finalizado, debemos ingresar la siguiente información, como es duración real y duración restante.
Con esta información, Project calcula automáticamente:
Project 2021, nos proporciona una serie de tablas para ver cómo está el estado del proyecto, como también podemos crear tablas personalizadas para informar algo en particular del proyecto.
En las tablas de seguimiento y de trabajo, podemos observar unos porcentajes que calcula Project, producto de la información de duraciones reales y restantes, como son:
Project nos entrega información relativa a los costos de línea base o previstos y costos totales a la fecha como también costos reales y costos restantes.
MS Project 2021 ( Nivel II )
Seguimiento y control
| Fecha de inicio | Dias | Hora |
|---|---|---|
| 30/03/2023 | Ma – Ju | 7:00 pm – 10:00 pm |
| 01/04/2023 | Sábado | 2:00 pm – 6:00 pm |
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS CON PROJECT PROFESIONAL AVANZADO
Esta fase se comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisar, coordinar e informar el estado del Proyecto, como avances e índices de evaluación, identificar áreas donde debemos implementar cambios en el plan; e iniciarlos. El seguimiento es el éxito de todo Proyecto, es clave en el rendimiento del Proyecto, porque se mide y analiza a intervalos regulares y constantes, las actividades e hitos importantes, para identificar desviaciones respecto al plan original.
AACE – Association for Advancement of Cost Engineering – Asociación para el Avance de la Ingeniería de Costos – ha entregado un documento relacionado a la Curva S.
Esta práctica recomienda el uso de la curva S para servir de guía, el análisis de curvas S proporciona directrices para las partes interesadas de un proyecto para evaluar el estado actual y las tendencias de un proyecto de una manera sencilla y en un gráfico.
La Curva Planificada es una técnica de análisis y control de proyectos, fue desarrollado por I.G. Elliot y I.R. Tiggeman, ambos ingenieros de programación de la empresa de electricidad de Australia del Sur en 1978 y difundido a nivel mundial a partir de 1980.
Por lo general el desarrollo de los trabajos es de la siguiente forma:
Las actividades de un Cronograma de Trabajo con las HH asignadas en cada actividad:
Posteriormente se sumaría en forma vertical las HH de cada periodo de tiempo.
Project, permite usar hasta ocho (ocho) diferentes tipos de tendencias para generar las curvas de en costos u horas.
Estas tendencias son denominadas por Project, Perfil de Trabajo.
Curvas mostradas POR CADA TIPO DE PERFIL:
La Curva Planificada es un entregable muy importante en todo Proyecto y también sirve para comparar el avance total planificado contra lo realizado a una fecha determinada o de estado.
La línea base de un proyecto es una copia del plan desarrollado (foto del proyecto) el cual previamente se han aprobado los siguientes puntos:
Procedimiento para crear una línea base:
Definición.
Existe un vínculo natural entre la planificación, entrega y medición del trabajo. Ese vínculo son las métricas. El establecimiento de métricas incluye establecer los umbrales que indican si el desempeño del trabajo es el esperado, si se aleja positiva o negativamente del desempeño esperado, o si es inaceptable. Decidir qué medir y con qué frecuencia se informa de manera óptima con la frase «sólo medir lo que importa».
Las métricas asociadas con el producto son específicas para los entregables que se están desarrollando. Las métricas asociadas con el cronograma y el desempeño del presupuesto a menudo están impulsadas por los estándares organizacionales y están relacionadas con una línea base o una versión aprobada del cronograma o presupuesto contra la que se comparan los resultados reales.
Como parte de la planificación, se establecen las métricas, líneas base y umbrales para el desempeño, así como cualquier proceso y procedimiento de prueba y evaluación que se utilizará para medir el desempeño según las especificaciones del entregable del proyecto. Las métricas, líneas base y pruebas se utilizan como base para evaluar la variación del desempeño real como parte del Dominio de Desempeño de la Medición.
Tomado de la 7ma. Edición PMBOK – PMI
Project, permite reportar tres (3) tipos de Avances, los cuales son:
La retroalimentación es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. La retroalimentación oportuna y específica puede Permitir a los gerentes de proyecto identificar problemas temprano y hacer ajustes que puedan mantener un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. La gestión del valor ganado (EVM) ha demostrado ser una de las más eficaces herramientas de medición y retroalimentación del desempeño para la gestión de proyectos. Permite a los gerentes cerrar el círculo en el ciclo de gestión planificar-hacer-verificar-actuar.
Para iniciar las actualizaciones de las actividades, debemos indicar primero a que fecha de estado estamos actualizando, para ello debemos proceder de la siguiente forma:
Para informar del Costo Real y Horas Reales, debemos activar la vista Uso de Tareas y donde registramos la cantidad realmente usada por cada recurso en cada actividad:
Después de cada actualización, Project muestra los Índices de Gestión de Proyectos, que nos informa acerca del estado de los costos y de la programación.
Durante la ejecución de un proyecto se pueden presentar las siguientes situaciones:
En los casos cuando presentamos recursos sobre asignados, podemos usar el comando nivelación de recursos, para resolver la sobreasignación de recursos.
Un campo contiene un tipo de información y forma parte de una tabla, de una vista de formulario o del área de fase temporal de una vista de uso.
Las tablas son los diferentes conjuntos de columnas creados en Project y que podemos visualizar en las Vistas correspondientes. Muestran información relativa a tareas y se pueden visualizar en vistas de tareas. Muestran información relativa a recursos y se pueden visualizar en vistas de recursos.
Las vistas muestran, en un formato determinado, un subconjunto de la información que escriba en Microsoft Project. Ese subconjunto de información se almacena en Project y se muestra en cualquier vista que la llame.
Las actividades de un plan de trabajo o cronograma podrán ser ordenadas de acuerdo a requerimientos del proyecto, tal como por fechas, por nombre de las actividades, prioridades, costos, duración, horas.
Los filtros le ayudan a reunir aspectos específicos de un proyecto. Por ejemplo, si requerimos mostrar solo las actividades críticas de un proyecto o los hitos o si deseamos ver que actividades tienen determinado recursos.
Project muestra dos tipos de filtros:
La agrupación de tareas es una estrategia de productividad que implica reunir tareas similares para finalizarlas todas a la vez. Esta técnica puede ayudarte a evitar intentar realizar varias tareas al mismo tiempo e incrementar el tiempo que dedicas a concentrarte en las tareas.
Project, permite resumir los proyectos por los niveles de EDT que se han definido previamente.
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